Etapy wdrożenia programu

Ustawa z dnia 4 października 2018 r. o Pracowniczych Planach Kapitałowych
(Dz. U. 2018 poz. 2215) zobowiązuje Pracodawców do wprowadzania PPK dla swoich Pracowników.

• Wprowadzenie PPK jest dla podmiotu zatrudniającego dodatkowym kosztem, dlatego też budżet wynagrodzeń należy powiększyć o ok. 1,5%.
• Planowanie budżetu wynagrodzeń warto poprzedzić wstępnym rozpoznaniem potencjalnej liczby osób zatrudnionych, które będą zainteresowane oszczędzaniem w ramach PPK. Na tej właśnie podstawie firma może przygotować się finansowo na wydatki z tym związane.
• Należy pamiętać, że za nakłanianie pracowników do rezygnacji z oszczędzania w ramach PPK grozi kara grzywny do 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego.

• Obowiązek wyboru instytucji finansowej, która gromadzi i zarządza oszczędnościami pracowników, spoczywa na podmiocie zatrudniającym.
• Wybór instytucji powinien odbyć się w odpowiednim terminie – brak zawartej  umowy o zarządzanie PPK z instytucją finansową w wyznaczonym czasie może wiązać się z karą dla pracodawcy w wysokości 1,5% funduszu wynagrodzeń.
• Wszelkie niezbędne informacje dot. funkcjonowania PPK udostępnione są przez Polski Fundusz Rozwoju S.A. na stronie internetowej pod adresem www.mojePPK.pl. Na portalu umieszczone są również dostępne dane instytucji finansowych oferujących PPK, w tym warunki umów o zarządzanie i prowadzenie PPK, statuty (regulaminy), kluczowe informacje dla inwestorów oraz inne dokumenty. Dla wszystkich osób zainteresowanych programem (zarówno zatrudniających, jak i zatrudnionych) jest specjalna infolinia pod nr tel.: 801 101 801, gdzie możliwe jest uzyskanie odpowiedzi na pytania dotyczące PPK.
• Decyzja o wyborze instytucji finansowej należy do podmiotu zatrudniającego. Należy ją jednak podjąć w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych w danej firmie. Właściwy wybór  jest ważny, ponieważ ta decyzja będzie miała wpływ na efektywne zarządzanie środkami a w przyszłości także wysokość kapitału zgromadzonego przez uczestnika w ramach PPK.
• Wybierając instytucję obsługującą PPK warto mieć na uwadze jej doświadczeniem, dotychczasowe wyniki w zarządzaniu oraz proponowane koszty.
• Jeżeli podmiot zatrudniający nie dokona wyboru instytucji finansowej w określonym terminie, Polski Fundusz Rozwoju S.A. wezwie go do zawarcia umowy o zarządzanie PPK z wyznaczoną instytucją finansową w terminie 30 dni, lub przekazania informacji o zawarciu umowy o zarządzanie PPK z inną instytucją finansową.

Z wybraną instytucją finansową podmiot zatrudniający powinien podpisać umowę o zarządzanie PPK, a następnie umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób, które zatrudnia. Umowa o prowadzenie to swego rodzaju zgłoszenie do programu listy pracowników.

Podmioty zatrudniające muszą przygotować się na administracyjne i komunikacyjne wdrożenie PPK w swojej firmie.  W niektórych przypadkach wiąże się to z  udoskonaleniem lub zmianą oprogramowania kadrowo-księgowego.  Obsługa  uczestników PPK to również zarzadzanie dokumentami takimi jak różnego rodzaju   oświadczenia, deklaracje czy wnioski.

W organizacji i funkcjonowaniu systemu Pracowniczych Planów Kapitałowych istotną funkcję pełni Polski Fundusz Rozwoju S.A. (PFR).  Prowadzi  on ewidencję PPK oraz zapewnia organizację systemu poprzez portal www.mojePPK.pl.
Nadzór nad działalnością instytucji finansowych odpowiedzialnych za zarządzanie rachunkami PPK sprawuje Komisja Nadzoru Finansowego.