Pracownicze Plany Kapitałowe są wprowadzane w firmach w czterech etapach uzależnionych od liczby osób zatrudnionych w danym przedsiębiorstwie. Pierwsze trzy etapy już się rozpoczęły, w tym te obejmujące PPK dla małych firm. Dla wielu przedsiębiorców czas na zakończenie wdrożenia zbliża się wielkimi krokami, z niewielkiej już odległości bijąc ostrzegawczo na alarm. Swoje wsparcie małym przedsiębiorcom okazuje jednak PPK Pocztylion – sprawdź, jak może pomóc twojej firmie.
Od kiedy PPK dla małych firm – terminy rozpoczęcia poszczególnych etapów
Terminy na wdrożenie PPK w poszczególnych etapach określają czas ich rozpoczęcia. Warto mieć na uwadze, by – po zestawieniu z obowiązkami czekającymi pracodawcę oraz dział IT i księgowe – zdać sobie sprawę z tego, jak niewiele zostało już czasu.
- I etap (wdrożenie PPK dla firm do 250 pracowników) – 1 lipca 2019 roku,
- II etap (wdrożenie PPK w firmach zatrudniających co najmniej 50 pracowników) – 1 stycznia 2020 roku (termin krańcowy na podpisanie umowy o zarządzanie PPK ze względu na COVID-19 wydłużony do 27 października 2020 roku, zrównany z terminem III etapu),
- III etap (wdrożenie PPK w małych firmach, zatrudniających co najmniej 20 osób) – 1 lipca 2020 roku,
- IV etap (wdrożenie PPK w pozostałych podmiotach zatrudniających oraz jednostkach sektora publicznego) – 1 stycznia 2021 roku.
Przedsiębiorcy zbliżają się do czasu, w którym mogą napotkać wiele trudności związanych ze wdrażaniem planów w swojej firmie. To przede wszystkim przeciążenie systemów – gdy wszyscy księgowi na ostatnią chwilę rozpoczną integrację programów kadrowo-płacowych z Nasze PPK, może dochodzić do sporych opóźnień. Zastanawiając się więc nad tym, od kiedy PPK dla małych firm najlepiej wdrażać, należy zdać sobie sprawę z tego, że nie ma już na co czekać.
Obowiązki pracodawców i księgowych w związku ze wdrożeniem PPK
Zarówno wprowadzanie, jak i prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych dla małych firm wymaga od ich właścicieli i księgowych ogromnych nakładów pracy. Liczba zadań zdaje się nie mieć końca, a czas nieubłaganie mija. Jakie działania w związku z PPK muszą podjąć przedsiębiorcy i pracownicy działów IT oraz kadrowo-księgowego?
- Pozyskanie odpowiedniej wiedzy dotyczącej PPK i przekazanie jej także wszystkim innym osobom zatrudnionym w firmie – zarówno właściciel firmy, jak i księgowi oraz każdy pozostały zespół pracowniczy muszą zostać właściwie przeszkoleni. W przypadku pracowników funkcyjnych to między innymi wiedza dotycząca właściwego naliczania wpłat obu stron, wymogów dotyczących osób uprawnionych do uczestnictwa w PPK czy raportowania plików wymaganych przez instytucje finansowe. Z kolei pracownicy mający w programie pełnić wyłącznie funkcję uczestników, muszą zostać dokładnie poinformowani o zasadach działania PPK, przede wszystkim będąc w pełni świadomi dobrowolności uczestnictwa.
- Sporządzenie listy uczestników PPK – z podziałem na osoby dołączające do programu automatycznie i te, których obowiązkiem będzie złożenie stosownej deklaracji.
- Przyjmowanie rezygnacji – aktualizacja listy składkowej.
- Przygotowanie systemów kadrowo-płacowych – ich aktualizacja pod kątem wprowadzenia Pracowniczych planów kapitałowych. To przede wszystkim integracja z systemem Nasze PPK oraz ich wyposażenie w moduły wspomagające kadrowe w prawidłowej selekcji uczestników planu czy wprowadzaniu deklaracji.
- Wybór instytucji finansowej – odbywający się zgodnie z wytycznymi wskazanymi w art. 7 ust. 3 ustawy o PPK.
- Przeprowadzenie dodatkowej komunikacji wśród wszystkich osób zatrudnionych – dotyczącej wybranej instytucji finansowej i zasad współpracy czy zarządzania swoim kontem.
- Podpisanie umowy o zarządzanie PPK – maksymalnie do 10 dni roboczych przed zawarciem umowy o prowadzenie.
- Podpisanie umowy o prowadzenie PPK – wygenerowanie i przesłanie pliku rejestracyjnego
- Dokonywanie pierwszych wpłat.
- Bieżące uaktualnianie listy uczestników PPK – odbywające się co miesiąc.
To tylko najbardziej podstawowe z wyzwań związanych z PPK dla małych firm, czekających na przedsiębiorców, księgowe i pracowników działów IT.
Biorąc pod uwagę zbliżający się ostateczny termin na podpisanie umowy, warto już na tym etapie skorzystać z pomocy przy wdrożeniu i prowadzeniu PPK w firmie. Samo przeszkolenie wszystkich pracowników jest ogromnym i czasochłonnym wyzwaniem, w przypadku kadr funkcyjnych – a zwłaszcza księgowych – wymagającym dodatkowo posiadania wiedzy specjalistycznej. Na każdym etapie wdrażania PPK w małych firmach może wspomóc cię PPK Pocztylion. Ta instytucja finansowa charakteryzująca się wieloletnim doświadczeniem w zarządzaniu funduszami emerytalnymi, sięgająca już 20 lat, łącząca dziś siły z Invesco. Sprawdź w dalszej części tekstu, co specjaliści z PPK Pocztylion mogą zrobić dla twojej firmy.
Sprawne wprowadzenie PPK w małej firmie – profesjonalne wsparcie na każdym etapie
Jak wykazaliśmy powyżej, wprowadzenie PPK wiąże się z wieloma godzinami pracy wszystkich osób zaangażowanych we wdrożenie. To zarówno nadgodziny ze strony kadrowych, w mniejszych firmach niejednokrotnie pracujących w pojedynkę, jak i właścicieli, na których barki spada ogromna odpowiedzialność. Jednak z pomocą profesjonalnej instytucji finansowej, specjalizującej się we wdrażaniu PPK dla małych firm, proces ten może przebiec naprawdę sprawnie.
PPK Pocztylion może zaangażować się we wprowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych w twoim przedsiębiorstwie od samego początku, aż do końca – i jeszcze dłużej. Instytucja udzieli firmie wsparcia w zakresie:
- analizy stopnia przygotowania firmy do wdrożenia Pracowniczych planów kapitałowych,
- przygotowania klarownego i konkretnego planu działania,
- przeprowadzenia profesjonalnych szkoleń dla pracowników wszystkich sektorów – zarówno szeregowych, jak i właścicieli, kierowników, działów IT, księgowych i kadrowych, z odpowiednim dla danej firmy dobraniem zalet płynących z przystąpienia do programu,
- udostępnienia wyczerpujących materiałów szkoleniowych – czytelnych prezentacji, łatwych w odbiorze broszur i ulotek,
- wsparcia w integracji i obsłudze systemów – począwszy od ich właściwej implementacji z Nasze PPK, a skończywszy na przyuczeniu księgowych do obsługi nowych modułów oraz stałej opiece nad ich właściwym działaniem (również po zakończeniu wdrożenia),
- zapewnienia opieki indywidualnego Doradcy – nie tylko w okresie wdrożeniowym, ale także już podczas rozpoczęcia funkcjonowania PPK w firmie,
- zautomatyzowania systemów kadrowo-płacowych – tak, by maksymalnie odciążyć księgowe w późniejszej obsłudze programów,
- wsparcia działu IT – bez dodatkowych kosztów i konieczności oczekiwania na infolinii, z dostępnością specjalisty także na terenie twojej firmy,
- wsparcia nie tylko technicznego i merytorycznego, ale także formalnego – w każdej opcji bezpłatnie,
- dostosowanie czasu wykonywania poszczególnych zadań do codziennej pracy firmy – PPK Pocztylion zabezpieczy twoją firmę przed chaosem przy wdrożeniu,
- sprawnego podpisania umowy o zarządzanie PPK – z PPK Pocztylion możesz przejść przez proces wdrożenia nawet w 48 godzin i rozpocząć płacenie składek od kolejnego miesiąca!
Współpraca z PPK Pocztylion to pewność, że wszystkie formalności zostaną dopełnione w terminie, pracownicy w pełni zrozumieją zalety i ograniczenia związane z uczestnictwem w programie, a proces wdrożenia przebiegnie sprawnie.