Umowa o prowadzenie PPK
Pierwszym krokiem we współpracy z instytucją zarządzającą PPK jest podpisanie umowy o zarządzanie PPK. Kolejny krok to zawarcie umowa o prowadzenie PPK. Treść umowy o prowadzenie stanowi załącznik do umowy o zarządzanie, formalnym procesem jej zawarcia jest przesłanie załącznika z danymi zatrudnionych, których zgłaszamy do PPK. Umowa o prowadzenie zawierana jest w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych w danej firmie i jest to swego rodzaju zapisanie pracowników do programu. Pracodawca podpisując umowę o prowadzenie zawiera jedną umowę zbiorczą na rzecz i w imieniu wszystkich pracowników. Nie jest konieczne zawieranie umowy dla każdego uczestnika z osobna.
Ustawa o PPK ściśle reguluje zakres umowy o prowadzenie – muszą się w niej znaleźć informacje określające warunki uczestnictwa w PPK oraz dane pozwalające zidentyfikować uczestnika PPK. Lista osób będących uczestnikami stanowi załącznik do umowy o prowadzenie PPK.
Umowa o prowadzenie PPK określa:
- strony umowy, w tym wybraną instytucję finansową;
- dane identyfikujące uczestnika PPK;
- sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK oraz sposób zmiany wysokości tych wpłat;
- nazwy Funduszy Zdefiniowanej Daty zarządzanych przez wybraną instytucję finansową;
- warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne Fundusze Zdefiniowanej Daty;
- sposób składania deklaracji w sprawie podziału wpłat dokonywanych do PPK pomiędzy poszczególne Fundusze Zdefiniowanej Daty;
- sposób zmiany Funduszu Zdefiniowanej Daty;
- warunki, terminy i sposób dokonywania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu;
- sposób składania dyspozycji;
- zakres, częstotliwość i formę informowania uczestnika PPK o środkach zgromadzonych na jego rachunku PPK;
- maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie Funduszem Zdefiniowanej Daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy.
Szczegóły umowy o prowadzenie PPK:
Umowa o prowadzenie PPK zawierana jest z instytucją finansową, z którą podmiot zatrudniający zawarł wcześniej umowę o zarządzanie PPK. Umowa o prowadzenie zawierana jest elektronicznie i polega na przesłaniu poprzez
Portal Pracodawcy www.naszeppk.pl załącznika w postaci pliku rejestracyjnego, który obejmuje listę pracowników wraz z wymaganymi danymi, przygotowaną w odpowiednim formacie (Opis pliku rejestracyjnego): https://ppkpocztylion.pl/dokumenty/opis_pliku_rejestracyjnego_Nasze_PPK_iPPK%20Finat.pdf
Zakres i format komunikacji elektronicznej (Grupa Projektowa PPK): https://ppkpocztylion.pl/dokumenty/zakres_i_format_komunikacji_elektronicznej_Grupa_Projektowa_PPK.pdf
Wszelkie loginy do Portalu Pracodawcy przekazane będą po aktywacji umowy o zarządzanie, automatycznie na wskazany przez pracodawcę adres mailowy.
Umowę o prowadzenie, a w zasadzie plik rejestracyjny, którego przesłanie za pomocą Portalu Pracodawcy, równoznaczne jest z podpisaniem umowy o prowadzenie, powinien zawierać dane osób między 18 a 70 rokiem życia, za które pracodawca odprowadza składki emerytalno-rentowe i które przepracowały u danego pracodawcy łącznie co najmniej 3 miesiące. Osoby miedzy 18 a 55 r.ż. zgłaszane są obowiązkowo (chyba, że wcześniej złożą pracodawcy deklaracje o rezygnacji z programu). PPK mogą być objęte również osoby po 55 roku życia, wystarczy, że wyrażą chęć przystąpienia do PPK, składając swojemu pracodawcy stosowny wniosek. Umowę o prowadzenie PPK pracodawca może zawrzeć jedynie w stosunku do osób, które nie ukończyły jeszcze 70 roku życia.
Pracodawca musi pamiętać, że w przypadku, gdy pracownik złoży na jego ręce rezygnację z PPK, taki pracodawca będzie zobowiązany zgłosić swojego pracownika ponownie (chyba, że pracownik znowu złoży rezygnację z dokonywania wpłat na PPK) – obowiązek ponownego zgłoszenia pracowników powtarzać się będzie co 4 lata.
Co bardzo ważne uczestnik może mieć więcej niż jedno konto PPK. Jeżeli pozostaje w stosunku pracy z więcej niż jednym pracodawcą, który za swojego pracownika odprowadza składki emerytalno-rentowe, ma on obowiązek zgłosić takiego pracownika do PPK. Istnieje więc możliwość, że taki pracownik będzie miał więcej niż jedno konto PPK. Jest to jednak decyzja pracownika, czy będzie on chciał posiadać więcej niż jeden rachunek.
Obowiązki pracodawcy i instytucji finansowej wynikające z umowy o prowadzenie
Przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK pracodawca może poinformować osoby zatrudnione o warunkach uczestnictwa w PPK oraz o obowiązkach i uprawnieniach związanych z uczestnictwem w PPK. Natomiast Instytucja finansowa, z którą została zawarta umowa o prowadzenie PPK, jest obowiązana poinformować osoby zatrudnione o warunkach uczestnictwa w PPK, w tym o możliwości konwersji oraz o obowiązkach i uprawnieniach pracodawcy i pracownika związanych z uczestnictwem w PPK. W tym celu po podpisaniu umowy o prowadzenie, każdy zgłoszony uczestnik, otrzymuje od instytucji finansowej list powitalny ze swoim indywidualnym identyfikatorem oraz podstawowymi informacjami na temat Pracowniczych Planów Kapitałowych. Za pomocą wspomnianego identyfikatora każdy uczestnik będzie mógł zalogować się do swojego konta na Portalu Pracownika.
Zadaniem pracodawcy będzie dopilnowanie, aby lista uczestników był na bieżąco aktualizowana o nowych pracowników, czy też składane deklaracje rezygnacji i przystąpienia. Aktualizacje dokonywane będą w oparciu o pliki, które przekazywane będą poprzez Portal Pracodawcy. Co ważne, wszelkie aktualizacje załącznika nie stanowią zmiany umowy o prowadzenie PPK.
Umowę o prowadzenie PPK, tak jak każdą umowę można wypowiedzieć. Jednak aby to zrobić pracodawca musi wypowiedzieć również umowę o zarządzanie. Obie te umowy są powiązane i nie da się wypowiedzieć jednej z nich bez wypowiedzenia drugiej.