Wdrożenie PPK w firmie – jak zrobić to krok po kroku?

Jak wdrożyć PPK krok po kroku

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to dodatkowy system oszczędzania środków finansowych umożliwiający ich późniejsze zarządzanie na określonych warunkach. Tworzą go wspólnie pracodawca, pracownik oraz państwo. Choć dla osób zatrudnionych przystąpienie do PPK jest dobrowolne, to dla pracodawców wdrożenie systemu w firmie jest obowiązkiem. Wyjaśniamy, jak wdrożyć PPK krok po kroku.

1. Przygotowanie kadr i pracowników do wprowadzenia PPK

Przed wdrożeniem systemu należy zadbać o właściwe przygotowanie do niego całej firmy, począwszy od działu kadrowego, a skończywszy na całym zespole pracowniczym z każdego obszaru firmy.

To ogromna ilość zadań dla księgowych. Przede wszystkim konieczność aktualizacji używanych programów i plików kadrowo-płacowych pod kątem wdrożenia Pracowniczych Planów Kapitałowych. Prawidłowo wyposażone programy mają między innymi:

  • wspomagać dział kadrowy we właściwej selekcji uczestników planu,
  • wspomagać księgowe przy wprowadzaniu deklaracji pracowniczych dotyczących udziału w PPK
  • zadbać o prawidłowe naliczanie wpłat dokonywanych przez obie strony – pracodawcę oraz biorącego udział w planie pracownika
  • raportować pliki wymagane przez instytucje finansowe czy weryfikujące działanie systemu w firmie.

Nie mniej istotne od technicznego przygotowania firmy do wdrożenia PPK jest poinformowanie i wyszkolenie z zasad funkcjonowania PPK wszystkich pracowników przedsiębiorstwa. Aby wdrożenie PPK przebiegło prawidłowo, konieczne jest upewnienie się, że każda z zatrudnionych osób jest w pełni świadoma sposobu działania planu.

Przedsiębiorca ma możliwość samodzielnego przeprowadzenia szkoleń z tego zakresu. Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest jednak skorzystanie z usług Pocztylion, specjalizującego w wdrażaniu PPK w firmie. Decydując się na przeszkolenie wewnętrzne, należy skupić się na dokładnym objaśnieniu zasad funkcjonowania programu w taki sposób, by każdy z pracowników znajdujących się na liście zainteresowanych dokładnie zrozumiał jego sposób działania i był w pełni świadomy dobrowolności dołączenia do planu oraz wszystkich wiążących się z nim zalet i ograniczeń. To trudne wyzwanie, dlatego skorzystanie z usług specjalisty znacznie odciąży właściciela firmy.

Zwolnienie z obowiązku wprowadzenia PPK w firmie

Zwolnienie z obowiązku wprowadzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych dotyczy pracodawcy w kilku przypadkach:

  • Gdy w firmie obowiązuje Pracowniczy Program Emerytalny. Należy jednak mieć na uwadze, że musi funkcjonować on w firmie w momencie wejścia w życie ustawy o PPK. Dodatkowym warunkiem zwolnienia z obowiązku wprowadzenia PPK jest przystąpienie do PPE minimum 25% wszystkich osób zatrudnionych w firmie oraz odprowadzanie za PPE co najmniej 3,5% wynagrodzenia w rozumieniu art. 2 ust. 15 ustawy o pracowniczych programach emerytalnych. Możliwości te reguluje art. 133 ust. 1 ustawy o pracowniczych planach kapitałowych z dnia 4.10.2018.
  • W mikroprzedsiębiorstwach (średnie zatrudnienie wynoszące mniej niż 10 pracowników oraz roczny obrót netto nieprzekraczający 2 milionów euro), w których wszystkie zatrudnione osoby złożą deklarację o rezygnacji z przystąpienia do PPK.
  • Dla osób fizycznych zatrudniających również osoby fizyczne niezwiązane z ich działalnością gospodarczą.

2. Wybór instytucji finansowej zarządzającej kapitałem pracowników

Przed podjęciem finalnej decyzji o wyborze instytucji finansowej mającej zarządzać PPK w firmie należy odbyć stosowną konsultację z pracownikami – reprezentacją bądź związkami zawodowymi. Mówi o tym art. 7 ust. 4 ustawy o PPK. Wspólny wybór powinien jednakowo odpowiadać na potrzeby samej firmy, jak i interesów pracowników jako najważniejszych uczestników programu. Wyżej wymieniona ustawa wskazuje dodatkowo konkretne kryteria (art. 7 ust. 3), które należy mieć na uwadze, wybierając instytucję finansową – ich zastosowanie podlega weryfikacji przy ewentualnej kontroli prawidłowości wdrożenia PPK:

  • Warunki zarządzania środkami gromadzonymi w PPK,
  • Efektywność w zarządzaniu aktywami,
  • Doświadczenie w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub emerytalnymi.

Wszystkie te kryteria wraz ze wsparciem na każdym kroku wdrażania zapewnia PPK Pocztylion, przede wszystkim oferując przejrzyste i etyczne zasady inwestowania. To odpowiedź zarówno na potrzeby pracodawców i księgowych, szukających wsparcia przy wdrożeniu programu, jak i zatrudnionych, liczących na korzystne warunki.

Po podjęciu wyboru należy poinformować o nim wszystkich zatrudnionych pracowników, zarówno obecnych, jak i nieobecnych (przebywających na urlopach macierzyńskich, wychowawczych i wypoczynkowych, zwolnieniach lekarskich etc.). Obowiązek informacyjny dotyczy zarówno wskazania nazwy wybranej instytucji finansowej, jak i wszelkich zasad dotyczących przystąpienia do programu: prawie do dołączenia i rezygnacji, możliwości obniżenia wpłaty podstawowej czy zasadach wpłat dodatkowych.

Terminy wprowadzania PPK

Pracownicze Plany Kapitałowe są wdrażane etapowo, a termin obowiązujący konkretne przedsiębiorstwo jest uzależniony od liczby zatrudnionych osób. To więc:

  • I etap wprowadzania PPK: 1 lipca 2019 – termin obowiązuje firmy zatrudniające do co najmniej 250 osób,
  • II etap wprowadzania PPK: 1 stycznia 2020– termin obowiązujący firmy zatrudniające co najmniej 50 osób (termin krańcowy na podpisanie umowy o zarządzanie PPK ze względu na COVID-19 wydłużony do 27 października 2020 roku, zrównany z terminem III etapu),
  • III etap wprowadzania PPK: 1 lipiec 2020 – termin obowiązujący firmy zatrudniające co najmniej 20 osób,
  • IV etap wprowadzania PPK: 1 stycznia 2021 – termin obowiązujący wszystkie pozostałe podmioty zatrudniające oraz jednostki sektora finansów publicznych.

3. Podpisanie umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK

Kolejnym etapem wdrażania PPK w firmie jest podpisanie umowy o zarządzanie pracowniczym planem kapitałowym z wybraną instytucją finansową. Termin jej zawarcia jest terminem, który obowiązuje dane przedsiębiorstwo w zakresie wprowadzenia PPK, a więc jednym z wymienionych powyżej. Umowa o zarządzanie zostaje zawarta w postaci elektronicznej maksymalnie do 10 dni roboczych przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK. Nie warto zwlekać – im szybciej wszystkie formalności zostaną dopełnione, tym szybciej właściciel firmy i dział kadrowy zostanie odciążony. W PPK Pocztylion zadbamy o to, by umowa została podpisana w trybie natychmiastowym, przy minimalnym udziale zapracowanych księgowych i kosztów koniecznych do poniesienia przez właściciela firmy. Zarówno właścicieli firm, jak i działy kadrowe przeprowadzimy przez cały proces za rękę, dostarczając w odpowiednim terminie wszystkie wymagane dokumenty i prosty w obsłudze system zarządzający.

Kto może przystąpić do PPK?

Umowa o prowadzenie PPK jest zawierana przez pracodawcę w imieniu wszystkich pracowników między 18 a 55 rokiem życia. Dlatego też należy mieć na uwadze poinformowanie wszystkie zatrudnione osoby z tego przedziału wiekowego o możliwości złożenia rezygnacji z przystąpienia do programu. W przypadku braku złożenia stosownego oświadczenia o rezygnacji pracownik zostaje dopisany do listy uczestników PPK. Każda nowozatrudniona osoba musi zostać zapisana do planu do 10 dnia czwartego miesiąca jego zatrudnienia w firmie; termin reguluje art. 134 ust. 2 i 3 ustawy o PPK, oczywiście pod warunkiem, że nie złoży deklaracji rezygnacji z przystąpienia do planu.

Nieco inaczej wyglądają warunki zawarcia umowy o prowadzenie PPK w przypadku osób powyżej 55 roku życia, a które nie ukończyły jeszcze 70 lat. W ich przypadku obowiązkiem pracownika jest złożenie wniosku do pracodawcy o chęć zawarcia umowy o prowadzenie PPK. W przypadku braku złożenia takiego wniosku pracodawca nie ma obowiązku zgłoszenia osoby zatrudnionej do programu.

Osoby które ukończyły 70 rok życia nie mogą przystąpić do PPK.

Nie mniej istotna jest kwestia przeniesienia kapitału zgromadzonego przez nowozatrudnionego pracownika w ramach PPK w poprzedniej firmie. W momencie jego zatrudnienia, cały kapitał powinien zostać przetransferowany do PPK u nowego pracodawcy.

4. Wdrożenie PPK w firmie – pierwsze wpłaty

Pierwsze wpłaty do PPK powinny zostać naliczone już od pierwszego wynagrodzenia uczestników programu i w tym samym momencie pobrane. Ich wartość jest regulowana ustawowo; pracodawca ma obowiązek przekazywania na konto uczestnika PPK składki podstawowej w wysokości odpowiadającej 1,5% jego wynagrodzenia brutto. Pracodawca ma także dobrowolną możliwość przyznania wpłaty dodatkowej o wartości nie większej niż 2,5% pensji brutto pracownika. Sam zatrudniony przekazuje również do 2% wartości brutto swojego wynagrodzenia. Jeżeli chce oszczędzać na swoją przyszłość jeszcze więcej, może odprowadzać maksymalnie do 4%. Przekazanie środków na indywidualne konto PPK pracownika w wybranej instytucji finansowej następuje do 15 dnia kolejnego miesiąca następującego po ich obliczeniu i pobraniu.

Wsparcie we wdrożeniu PPK w firmie – PPK Pocztylion

Ostateczne terminy wdrożenia PPK w firmach zbliżają się coraz większymi krokami. Ich przekroczenie wiąże się niestety z kosztownymi konsekwencjami. Brak wdrożenia PPK, a przede wszystkim zawarcia umowy o zarządzanie PPK z instytucją finansową w odpowiednim dla danej firmy terminie może wiązać się z otrzymaniem kary grzywny w wysokości odpowiadającej nawet 1,5% wartości funduszu wynagrodzeń. Z kolei opóźnienia w zawarciu z osobą zatrudnioną umowy o prowadzenie PPK, we wpłacaniu składek bądź wszelkiego rodzaju nieprawidłowości w prowadzonej dokumentacji mogą oznaczać nałożenie grzywny od tysiąca do aż miliona złotych grzywny.

Poradzenie sobie w terminie z dopełnieniem wszystkich obowiązków i przede wszystkim przygotowaniem swojej firmy pod kątem kadrowym oraz komunikacji z osobami zatrudnionymi znacznie ułatwia skorzystanie z oferty podmiotów specjalizujących się we wdrażaniu PPK w firmach. Zachęcamy do zapoznania się z propozycją Pocztylion:

  • wspomożemy przedsiębiorstwo w dostosowaniu programu księgowo-kadrowego do wymogów PPK, tak, by nie musieli się Państwo obawiać o problemy z ich obsługą,
  • zapewnimy szkolenia dla księgowych, przekazując wszystkie wymagane informacje i na bieżąco aktualizując wiedzę,
  • wesprzemy dział IT bez dodatkowych kosztów i bez oczekiwania na infolinii; będziemy dla Państwa dostępni także na terenie Państwa firmy,
  • zabezpieczymy firmę przed opóźnieniem wdrażania systemu i wspomożemy ją w przekazywaniu pełnej informacji pracownikom w sposób dla nich w pełni zrozumiały,
  • damy Państwu możliwość podpisania umowę o zarządzanie PPK już dziś i rozpoczęcia płacenia składek od kolejnego miesiąca.