Od lipca 2019 r. rozpoczął się proces implementacji nowego programu emerytalnego. Wprowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) ma szansę być ogromną zmianą dla wszystkich– zarówno pracowników, jak i przedsiębiorców.
Im liczniejsze przedsiębiorstwo, tym wyzwanie większe, ale odpowiednio zaplanowane nie zakłóci płynności w pracy przedsiębiorstwa.
Swoje doświadczenie w implementacji PPK posiada już największy pracodawca w kraju jakim jest Poczta Polska S.A., w której wdrożenie wymagało zaangażowania odpowiedniego do wielkości przedsiębiorstwa. Nad wdrożeniem pracował specjalnie powołany zespół, który odpowiadał m.in. za dostosowanie systemów kadrowo-płacowych i finansowych, analizę rynku oraz opracowanie kryteriów wyboru instytucji finansowej zarządzającej środkami zgromadzonymi na kontach PPK pracowników Poczty Polskiej. Proces zakończył się powodzeniem i obecnie już wielu pracowników systematycznie oszczędza w programie.
Jak wybrać partnera zarządzającego i prowadzącego PPK dla swoich pracowników?
Na co warto zwrócić szczególną uwagę w swoich poszukiwaniach?
Czy angażować przy tym pracowników?
Przede wszystkim przy dokonywaniu decyzji wybierając instytucję finansową PPK należy uwzględnić wytyczne zawarte w ustawie o PPK, która sugeruje mieć na uwadze następujące kryteria w procesie wyboru podmiotu obsługującego PPK:
- warunki zarządzania środkami zgromadzonymi w PPK,
- efektywność zarządzania aktywami,
- doświadczenie w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi.
Oprócz sugerowanych przez ustawodawcę argumentów, warto rozważyć kluczowe aspekty mające szczególne znaczenie w trakcie długoterminowej współpracy. Są nimi m.in.:
- kwalifikacje uzyskane poprzez długoletni staż i doświadczenie firmy w dziedzinie oszczędzania na poczet emerytury,
- ranga i pozycja instytucji na rynku, budząca zaufanie i dająca poczucie bezpieczeństwa.
- Proponowana oferta – firmy przedstawiające propozycje mogą oferować ponadstandardowe rozwiązania
- Aspekt finansowy – wybór opcji najbardziej odpowiedniej dla budżetu oraz wielkości przedsiębiorstwa
Firm oferujących PPK jest wiele. Są nimi: banki, firmy ubezpieczeniowe, Towarzystwa Funduszy Inwestycyjnych. Przy wyborze warto wziąć pod uwagę, jakie doświadczenie stoi za daną firmą. Ważne jest, by wybrany podmiot posiadał doświadczenie w inwestowaniu długoterminowym, które wymaga innego podejścia niż zarządzanie funduszami inwestycyjnymi.
Etapu analizy prawno-ekonomicznej pracodawcy nie mogą pod żadnym pozorem pomijać lub traktować drugorzędnie. Trzeba bowiem pamiętać, że środki gromadzone na rachunkach Pracowniczych Planów Kapitałowych w długiej perspektywie będą stanowiły całkiem pokaźne kwoty, szczególnie w przypadku dużych przedsiębiorstw, zatrudniających co najmniej 250 pracowników.
Wsparcie we wdrożeniu
Dla zespołu odpowiedzialnego za projekt PPK w danej firmie, istotną kwestią będzie, na jakiego rodzaju wsparcie może liczyć, oraz dostępność serwisu obsługowego. Co ważne, w dalszej perspektywie istotna będzie również gotowość wybranej instytucji do obsługi większej ilości klientów, z uwzględnieniem kompetencji i narzędzi, jakimi dysponuje.
Nie mniej istotne przy wyborze oferty dla przedsiębiorstwa są również szybkość i sprawność wdrożenia PPK, indywidualna obsługa oraz indywidualne podejście do każdej organizacji. Wybrana przez pracodawcę instytucja finansowa PPK powinna umieć dostrzec potrzeby zatrudnione w niej pracowników i dopasować ofertę do każdej firmy z osobna. Wsparcie indywidualnego opiekuna, który w razie potrzeby będzie służył wsparciem, jest ważnym elementem oferty obsługowej ze strony instytucji finansowej PPK, ale także:
– nowoczesne rozwiązania IT,
– specjalną platformę internetową,
– aplikację mobilną oraz infolinię.
Wybór odpowiedniej firmy zarządzającej prywatnymi środkami w PPK dla pracowników, jest odpowiedzialnym zadaniem, wymagającym szczególnej ostrożności i uwagi. Stabilność i doświadczenie to ważne argumenty dla pracodawcy, dotyczące instytucji finansowej, niosące bezpieczeństwo i zaufanie. W tej sytuacji tak ważnej i przełomowej zmiany w życiu firmy pracodawca powinien rzetelnie wybrać najbardziej korzystne rozwiązanie, kierując się w także dbałością o szczególny pracowników, biorąc pod uwagę wieloletni charakter programu Pracowniczych Planów Kapitałowych.
Udział pracowników przy wyborze instytucji finansowej zarządzającej PPK
Wybór odbywa się po konsultacjach z załogą, w końcu ich oszczędności są ważnym udziałem tego projektu oszczędzania. Pracodawcy w porozumieniu z działami HR, związkami zawodowymi i zarządami – zobligowani są do wytypowania najlepszej instytucji finansowej PPK oraz zawarcia z nią umowy o zarządzanie PPK i prowadzenie PPK dla zatrudnianych przez siebie osób.
Konsultacje, są elementem procesu, w którym udział zespołu jest ważny.
Wspólny wybór instytucji finansowej PPK, to nie tylko zastosowanie się do zapisów ustawy, ale także możliwość przekazania informacji na temat programu i rozważania na temat wyboru instytucji finansowej PPK.
Jak pracodawca powinien przygotować się do takich rozmów?
Ważne jest aby kluczowy decydent sam znał ofertę, był w stanie wskazać zalety i słabsze strony oferentów, adekwatność oferty dla potrzeb konkretnej firmy.
Pracownicy powinni mieć dostęp do materiałów edukacyjnych na temat programu, spotkania z przedstawicielami, którzy będą mieć możliwość zapoznania z zasadami oszczędzania, zaletami i możliwościami jakie daje PPK, ale także dlaczego warto oszczędzać i dlaczego jest to konieczne.
Ostateczny wybór należy co prawda do pracodawcy, ale kluczowe jest rzeczowe przekonanie pracowników do słuszności programu PPK i właściwego wyboru Partnera PPK.
Czy wdrożenie PPK to tylko zadanie, kłopot czy także ważna rola?
Wdrożenie PPK to nie dość że jest zadaniem nowym postawionym przed pracodawcami to dodatkowo wiąże się z nowym obciążeniem finansowym, zaangażowaniem we wdrożenie i obsługą systemu.
Należy jednak podkreślić, że może stanowić ważny benefit i jednocześnie przyczynić się do zwiększenia atrakcyjności i konkurencyjności danego przedsiębiorcy na rynku pracy.
Wprowadzenie przez Rząd Pracowniczych Planów Kapitałowych ma na celu wzmocnić dotąd obowiązujący, powszechny system emerytalny. Program dotyczy długoterminowego oszczędzania prywatnych środków, ma za zadanie wpłynąć w przyszłości na wzmocnienie finansowe uzyskiwanych świadczeń emerytalnych.
Zarządzający, odgrywają w tym momencie ważną rolę, która wiąże się z przyszłością swoich pracowników: ich spokojem, poczuciem zabezpieczenia materialnego, a także uczuciem solidarności z pracodawcą, przecież uczestniczy w budowaniu funduszy na przyszłość.
Uczestnictwo w programie jest co prawda dobrowolne dla pracownika, ale zawarcie umowy przez pracodawcę z instytucją oferującą PPK jest obowiązkowe w odpowiednim terminie.
A co grozi gdy firmie nie uda się sfinalizować procesu w wyznaczonym czasie?
Choć kary za niepodjęcie decyzji w terminie mogą być bardzo wysokie, to jak dotąd nic nie wiadomo na temat jakichkolwiek sankcji nałożonych na ewentualnych maruderów. Nie znaczy to jednak że nie nadejdzie moment, w którym właściwe organy państwowe nie zdecydują się na skontrolowanie przedsiębiorców czy zawarli wymaganą umowę z jedną z instytucji, oferujących PPK.