Jak zaplanować wdrożenie PPK

• Analiza procesów wewnątrz przedsiębiorstwa, przede wszystkim programu kadrowo-księgowego pod względem dostosowania do realizacji zadań związanych z funkcjonowaniem PPK w danej firmie
• Przegląd ofert instytucji zarządzających PPK i finalnie wybór
• Zawarcie umowy o zarzadzanie PPK
• Przygotowanie systemu kadrowego do zgłoszenia pracowników do uczestniczenia w programie oraz obsługi PPK
• Szkolenie pracowników na temat PPK (zasady, korzyści możliwości wypłaty środków, dokonywania wpłat)
• Zawarcie umowy o prowadzenie w imieniu pracowników z wybraną instytucją finansową
• Poinformowanie załogi o podpisanej umowie o prowadzenie PPK, oraz prawie do rezygnacji z oszczędzania w programie. Pracodawca powinien prowadzić ewidencję oraz zgłosić do operatora PPK pracowników którzy zgłosili rezygnację z oszczędzania w PPK
• Obliczenie i przekazanie pierwszych wpłat do wybranej instytucji PPK na konta uczestników

• Z obowiązku utworzenia PPK jest samozatrudniony, czyli osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, o ile nie zatrudnia osób będących osobami zatrudnionymi w rozumieniu ustawy o PPK.
• Osoba fizyczna, która zatrudnia, w zakresie niezwiązanym z prowadzoną działalnością gospodarczą tego podmiotu, inną osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby (czyli na przykład osoby zatrudniające opiekunki do dzieci lub dorywczą pomoc domową).
• Mikroprzedsiębiorca, któremu wszystkie osoby zatrudnione złożyły deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat.
• Pracodawca, który (w terminie, w którym ustawa o PPK ma dla niego zastosowanie) prowadzi PPE oraz nalicza i odprowadza składki podstawowe do PPE w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia, jeżeli do PPE przystąpiło co najmniej 25% osób zatrudnionych.

PPK są dobrowolne dla uczestników, ale obowiązkowe dla pracodawców. Za utworzenie w firmie PPK odpowiedzialny jest więc pracodawca – bez względu na to, czy zatrudnia na podstawie umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej, agencyjnej czy dana osoba będzie wykonywać pracę nakładczą.

Podmioty zatrudniające są zobowiązane do zawierania umów PPK w imieniu pracowników z instytucjami finansowymi, jak: fundusz inwestycyjny zarządzany przez towarzystwo funduszy inwestycyjnych, fundusz emerytalny zarządzany przez PTE albo pracownicze towarzystwo emerytalne, zakład ubezpieczeń oferujący ubezpieczenie z ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym.

Pierwsze wpłaty do PPK powinny zostać naliczone i pobrane już od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi po zawarciu – w jego imieniu – umowy o prowadzenie PPK oraz dokonane (przekazane do instytucji finansowej) w terminie od 1 do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę o prowadzenie PPK.
Ustawa wskazuje maksymalny termin na dokonywanie wpłat do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane.
Wpłaty należy przekazać na rachunek bankowy instytucji finansowej prowadzącej PPK. Wymagane jest również od pracodawcy przekazanie dokumentów lub informacji wymaganych przez daną instytucję finansową i potrzebnych do przyporządkowania wpłat przekazywanych tej instytucji do poszczególnych pracowników.

Przedsiębiorcom, które nie dotrzymają wyznaczonych terminów zawierania umów o prowadzenie PPK i nie odprowadzą wpłat za pracowników. Niepodpisanie w terminie umowy o zarządzanie jest zagrożone grzywną w wysokości 1,5 proc. rocznego funduszu wynagrodzeń w firmie w roku poprzedzającym naruszenie obowiązków wynikających z ustawy.