Umowa o zarządzanie PPK

Umowa o zarządzanie PPK - o czym warto wiedzieć?

Do zawarcia umowy o zarządzanie PPK w przedsiębiorstwie zobowiązany jest przede wszystkim Pracodawca. Ale jakie zasady kryją się pod tym zobowiązaniem i kogo dokładnie dotyczy?

Skuteczne wprowadzenie pracowniczych planów kapitałowych w przedsiębiorstwie to przede wszystkim formalne zawarcie 2 rodzajów umów z instytucją finansową:

– umowa o zarządzanie PPK

umowa o prowadzenie PPK, czyli zgłoszenie listy pracowników chętnych do oszczędzania w programie

Obowiązek zawarcia umowy o zarządzanie i umowy o prowadzenia PPK nałożony jest na podmioty zatrudniające stopniowo, w zależności od liczy osób zatrudnionych w tych podmiotach.

Zgodnie z ustawą o PPK, implementacja PPK przebiega zgodnie z założonym harmonogramem uwzgledniającym aktualnie przesunięcia w terminach z powodu epidemii Covid 19

Harmonogram wprowadzania PPK w przedsiębiorstwach w zależności od liczby pracowników wygląda następująco:

umowa o prowadzenie ppk harmonogram

Umowa o zarządzanie PPK powinna zostać zawarta nie później niż na 10 dni roboczych przed zawarciem umowy o prowadzenia PPK. Oznacza to, że podmioty zatrudniające powinny zawrzeć umowę o zarządzanie PPK najpóźniej:

25.10.2019 r. – dla podmiotów zatrudniających powyżej 250 osób;

27.10.2020. – dla podmiotów zatrudniających powyżej 20 osób i 50 osób;

Nowe terminy na zawarcie umowy o zarządzanie to 27 października 2020 r. – oraz 10 listopada 2020r. na zawarcie umowy o prowadzenie PPK.

! Pracodawców, którzy zatrudniali 30 czerwca 2019 r. co najmniej 50 osób zatrudnionych, obowiązują te same maksymalne terminy na zawarcie umowy o zarządzanie PPK i umowy o prowadzenie PPK, co podmioty zatrudniające z III fazy wdrożenia. Zmiana terminu wynika z nowelizacji specustawy dotyczącej COVID-19,

23.04.2021 r. – dla podmiotów zatrudniających mniej niż 20 osób.

Strony umowy o zarządzanie

Stronami umowy o zarządzanie PPK są przedsiębiorca oraz wybrana instytucja finansowa.

Umowa o zarządzanie PPK może zostać zawarta z instytucjami finansowymi, w skład których wchodzą: towarzystwa funduszy inwestycyjnych, powszechne towarzystwa emerytalne, pracownicze towarzystwa emerytalne oraz zakłady ubezpieczeń wpisane do ewidencji PPK.

Umowa o zarządzanie w zależności od rodzaju instytucji oferującej prowadzenia PPK w firmie może być zarówno umową o wnoszenie wpłat do funduszu emerytalnego lub inwestycyjnego (powszechnego lub pracowniczego) albo umową ubezpieczenia.

Podmiotem zarządzającym funduszem oraz reprezentującym go na zewnątrz jest zawsze towarzystwo (powszechne emerytalne, funduszy inwestycyjnych, czy pracownicze emerytalne). Takie towarzystwo, zorganizowane w formie spółki akcyjnej, może zarządzać i reprezentować jeden lub więcej funduszy. W przypadku umowy o zarządzanie PPK towarzystwo zarządzające funduszami danego PPK reprezentuje te fundusze w umowie zawieranej z podmiotem zatrudniającym.

Inaczej natomiast wygląda sytuacja, gdy instytucją finansową zarządzającą danym PPK jest zakład ubezpieczeń. W takim przypadku umowa o zarządzanie PPK jest umową ubezpieczenia.

Proces wyboru instytucji finansowej

Wybór instytucji finansowej, z którą pracodawca zawiera umowę o zarzadzanie PPK, powinien zostać ustalony na drodze porozumienia z zakładową organizacją związkową lub w przypadku jej braku z reprezentacją osób zatrudnionych.

Wybór powinien być dokonany w szczególności na podstawie oceny między innymi:

– proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK,

W ramach tej wytycznej pracodawca powinien przeanalizować wysokość kosztów związanych z zarządzaniem PPK przez daną instytucję finansową politykę inwestycyjną poszczególnych funduszy i subfunduszy oraz ofertę związaną z operacjami dokonywanymi w ramach PPK.

– efektywności w zarządzaniu aktywami oraz posiadanego przez nie doświadczenia w zarządzaniu funduszami emerytalnymi lub funduszami inwestycyjnymi.

Efektywność w tym rozumieniu to działanie, którego celem jest osiągnięcie optymalnego efektu przy wykorzystaniu określonej ilości zasobów. Czyli powinien to być osiągnięty przez dany fundusz lub subfundusz wynik (stopa zwrotu) przy porównywalnym poziomie ryzyka inwestycyjnego w określonym czasie.

Decyzja co do wyboru instytucji PPK powinna wynikać również z najlepiej rozumianego interesu osób zatrudnionych.

Pracodawca może dokonać samodzielnie wyboru instytucji zarządzającej PPK, gdy nie dojdzie do porozumienia z reprezentacją osób zatrudnionych w sprawie wyboru instytucji finansowej. To znaczy, gdy na miesiąc  przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający obowiązany jest do zawarcia umowy o zarządzanie PPK zabraknie konsensusu co do operatora PPK, podmiot zatrudniający sam dokonuje wyboru instytucji finansowej!

Stroną umowy o zarządzanie PPK może być tylko taka instytucja finansowa, która zostanie dopuszczona do oferowania PPK, tj. zostanie umieszczona w ewidencji PPK, a jej oferta znajdzie się na odpowiednim portalu emerytalnym (mojeppk.pl). W tej sytuacji swoboda podmiotu zatrudniającego w kwestii podjęcia decyzji o wyborze danej instytucji finansowej, która będzie gromadzić i zarządzać środkami w ramach PPK, jest ograniczona do możliwości wyboru wyłącznie spośród instytucji finansowych umieszczonych w ewidencji PPK.

Więcej o wyborze instytucji zarządzającej PPK: czytaj

Dokumentacja z procesu konsultacji w wyborze partnera PPK

Pracodawca dla celów dowodowych powinien być gotowy udokumentować, że wykonał spoczywający na nim ustawowy obowiązek konsultacyjny. Pracodawca powinien być przygotowany do przedstawienia pisemnej dokumentacji, w której zwraca się do zakładowej organizacji związkowej z prośbą o uzgodnienie decyzji co do konkretnej instytucji finansowej. Innym sposobem może być zaistniałe spotkanie konsultacyjne, które zostało odpowiednio udokumentowane.

Sposób zawarcia umowy

W ustawie o pracowniczych planach kapitałowych przewidziano tylko jeden sposób zawarcia umowy o zarządzanie PPK: mianowicie w postaci elektronicznej pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku. W rzeczywistości forma elektroniczna może oznaczać wypełnienie przez pracodawcę formularza zawartego na stronie internetowej instytucji finansowej, i podpisanie umowy na papierze, zeskanowanie jej, a następnie przesłanie sobie między stronami w postaci pliku elektronicznego, (np. PDF). W rozumieniu przepisów ustawy będzie oznaczać to trwały nośnik.

Umowa o zarządzanie PPK jest zawierana w formie elektronicznej, pozwalającej na jej utrwalenie na trwałym nośniku i powinna zawierać:

  • strony umowy;
  • nazwę funduszu zdefiniowanej daty, o których mowa w art. 38 lub art. 39, zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową;
  • warunki i tryb zawierania przez podmiot zatrudniający umów o prowadzenie PPK;
  • warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty;    -warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu;
  • wysokość wpłat dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający dla poszczególnych grup osób zatrudnionych;-
  • sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat;
  • maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy;
  • warunki zmiany umowy;
  • warunki i okres wypowiedzenia umowy;
  • warunki dokonywania konwersji lub zmiany.

Umowa o zarządzanie PPK w danej firmie rozpoczyna drogę do oszczędzania pracowników przy wsparciu pracodawcy. Kolejnym krokiem formalmnym jest zgłoszenie pracowników oszczędzających w pracowniczych planach kapitałowych, czyli zawarcie umowy o prowadzenia PPK

Chcesz się dowiedzieć jak podpisać umowę o zarządzanie funduszami PPK bez wychodzenia z domu/biura? Więcej na https://ppkpocztylion.pl/ppk-online/