Od 1 lipca 2020 roku rozpoczął się III etap wprowadzania Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK), a 1 stycznia 2021 roku rozpocznie się ostatni, IV etap. Czasu na wdrożenie PPK przez przedsiębiorców jest więc coraz mniej, a przed nimi ogromne związane z nim wyzwania. To przede wszystkim obowiązek przeprowadzenia komunikacji wśród wszystkich osób zatrudnionych w firmie. Podpowiadamy, jak sprawnie poinformować pracowników o PPK.
Określenie korzyści płynących z uczestnictwa w PPK
Udział w programie może na samym początku kojarzyć się pracownikom przede wszystkim z „kolejnym sposobem” na potrącenie im części wynagrodzenia. Każda osoba zatrudniona musi w pełni zdawać sobie sprawę z tego, że plany są wprowadzane nie dla pracodawcy, a właśnie dla pracowników. Dlatego też bardzo ważnym zadaniem właściciela firmy jest określenie korzyści dla uczestników PPK i właściwe ich zakomunikowanie.
Pierwszą myślą może być wypunktowanie zalet programu i zaprezentowanie tejże listy. To praktyczna i czytelna forma przekazu informacji, może okazać się jednak zbyt konkretna, nie do końca trafiając do odbiorców. Bardzo dobrą praktyką podczas przekazywania informacji jest ich dokładne omówienie. Poinformowanie pracowników o Pracowniczych Planach Kapitałowych powinno więc na pewno odbywać się w formie dialogu. Pracodawca jest zobowiązany nie tylko wymienić korzyści, ale także upewnić się, że zostały one w pełni zrozumiane przed potencjalnych uczestników programu.
A jakie są te korzyści? To przede wszystkim:
- PPK to prywatna inwestycja w przyszłość – każdy pracownik powinien być świadomy tego, że program nie jest związany z ubezpieczeniami społecznymi i to jego własne oszczędności.
- Wsparcie w oszczędzaniu – warto podkreślić, że sam pracownik, ale także firma i państwo dokładają swoją cegiełkę do funduszu pracownika.
- Dobrowolność udziału – pracownik w każdej chwili może zrezygnować z programu i z powrotem do niego dołączyć.
- Środki podlegają dziedziczeniu – to inwestycja nie tylko we własną przyszłość, ale także dowolnie wskazanej osoby uprawnionej do dziedziczenia (w tym niespokrewnionej). Co więcej, środki te nie są obciążone podatkiem od spadków i darowizn.
- Zagrożenie emerytur – ze względu na zmiany demograficzne wypłaty emerytalne z roku na rok będą coraz niższe. To wiąże się z koniecznością samodzielnego oszczędzania dodatkowych środków. Według Business Insider Polska, Pracownicze Plany Kapitałowe są znacznie korzystniejszą i pewniejszą formą inwestycji w swoją przyszłość.
Określenie informacji koniecznych do przekazania pracownikom
Poinformowanie pracowników o PPK przez pracodawcę to nie tylko przedstawienie korzyści związanych z udziałem w programie, ale przede wszystkim dokładne objaśnienie zasad funkcjonowania planów. Warto zastanowić się nad tym, co będzie najważniejsze dla pracownika i, oczywiście, przekazać informacje językiem korzyści. O czym na pewno warto powiedzieć?
- Co to jest PPK i jakie płyną z nich korzyści,
- Jakie są zasady uczestnictwa i rezygnacji z programu oraz obowiązki uczestnika,
- W jaki sposób funkcjonuje system wpłat (włącznie ze składką dodatkową),
- W jaki sposób można zarządzać środkami PPK, na jakich zasadach odbywa się dziedziczenie,
- Jak wygląda uczestnictwo w programie w przypadku zmiany pracy,
- Jaka instytucja finansowa będzie zarządzała środkami i kto w firmie odpowiada za wdrożenie oraz funkcjonowanie programu.
Jak poinformować pracowników o PPK w sposób sprawny i prosty?
Wdrożenie programu teoretycznie nie jest prostym zadaniem; ani dla właściciela firmy, ani kadrowych, ani działu IT. Istnieje jednak instytucja finansowa, która nie tylko oferuje zarządzenie i prowadzenie PPK, ale także wspiera przedsiębiorców w ich wprowadzaniu. Oferta PPK Pocztylion to odpowiedź na pytanie, jak poinformować pracowników o PPK w taki sposób, by nie zaburzyć codziennej pracy firmy, jednocześnie mając pewność, że wszyscy pracownicy dokładnie zapoznali się z programem. Zapewni przedsiębiorcy między innymi:
- Przeprowadzenie szkolenia dla wszystkich osób zatrudnionych w firmie – zarówno pracowników szeregowych, jak i księgowych, których czeka wprowadzenie wielu zmian w użytkowanych programach kadrowo-płacowych czy z działu IT, zobowiązanego do poprawnej ich integracji z system Nasze PPK,
- Materiały informacyjne dla pracowników – ulotki, foldery, prezentacje i kalkulatory zawierające wszystkie informacje, z którymi powinny zapoznać się osoby zatrudnione, przekazane językiem korzyści i w sposób w pełni zrozumiały,
- Wsparcie w komunikacji do pracowników – PPK Pocztylion zadba o to, by zarówno w okresie wdrożenia, jak i już po wprowadzeniu programu pracownicy na bieżąco otrzymywali odpowiedzi na wszystkie swoje pytania i wątpliwości.
Co więcej, PPK Pocztylion jako instytucja finansowa odpowiadająca za PPK w firmie oferuje przedsiębiorcy indywidualny patronat na każdym etapie wdrażania planu. Zadba nie tylko o właściwą komunikację wśród pracowników, ale także zapewnia dostęp do darmowych porad prawnych, stałe wsparcie IT i, przede wszystkim, sprawne uruchomienie programu. Z PPK Pocztylion istnieje możliwość wdrożenia go w firmie nawet w zaledwie 48h!